Wegpunkte Excel

Doch, es ist schwierig und ganz und gar nicht einfach, wenn man mal eben ein paar hunderttausend Zahlen kontrollieren muss. Es ist ein völliger Mist und Blödsinn, wenn man Excel im technischen Bereich einsetzt, dass Excel Datensätze irreversibel zerstört.

Excel wandelt jeden Wert, der in irgendeiner Form als Datum interpretiert werden könnte, rigoros in das Excel-eigene Datumsformat um. Eine Rück-Umwandlung ist bei bestimmten Werten nicht mehr möglich! Die automatische Datenumwandlung ist nicht abschaltbar und lässt sich nicht umgehen, sprich, der ursprüngliche Wert lässt sich nicht mehr zurückgewinnen. Es gibt nicht einen einzigen rationalen Grund dafür, dass bestimmte Werte automatisch als Datum interpretiert und in eine völlig andere Zahl umgewandelt werden müssen, aber es ist eine oft vorkommende Aufgabe, aus Fremdprogrammen Messwerte zu übernehmen. Dafür muss man dann immer die Exportfunktion verwenden, statt einfach eine Datei zu öffnen.

Noch schlimmer ist es, wenn man eine Exceldatei verwendet, die für eine US-Version erstellt wurde (was bei vielen professionellen Datenloggern der Fall ist). Dann muss man Excel erstmal auf das amerikanische Zahlenformat umstellen, bevor man die Datei mit der Importfunktion verwenden kann, alles nur weil diese verdammte automatische Datumserkennung nicht abschaltbar ist. Ich könnte platzen vor Wut, wenn ich daran denke, wie viel Zeit ich deshalb schon verbraten habe und wie viele Daten unrettbar verloren gegangen sind, weil irgend jemand eine Excel-Datei geöffnet hat und ohne selbst eine Änderung vorgenommen zu haben, beim Schließen das "Ja" beim "Wollen Sie speichern..." angeklickt hat. Das muss man erstmal jemandem beibringen, dass man eine Excel-Datei niemals abspeichern darf, bevor man nicht mindestens eine Sicherheitskopie im Windows-Explorer angelegt hat.

Eine Datumsformatierung lässt sich dagegen immer auch nachträglich vornehmen, beinahe egal, was man in der Zelle stehen hat. Von einem Programm, das so unterschiedliche Anwendungen abdecken muss, wie eine Tabellenkalkulation, erwarte ich ganz einfach, dass es eine Möglichkeit gibt, Werte zunächst mal völlig unverändert und unverfälscht zu übernehmen.

Ich habe bisher nur wenig mit Open Office probiert. Insgesamt ist mein (unvollständiger) Eindruck, dass Microsoft mehr auf Businesskasper ausgerichtet ist und Open Office stärker von Technikern beeinflusst ist. Zu der automatischen Datumsumwandlung kann ich aber leider nichts sagen.

Eine Umstellung von Microsoft auf Open Office oder umgekehrt würde ich aber nicht von einem einzelnen - wenn auch extrem ärgerlichen - Fehler abhängig machen, sondern davon, ob und mit wem man Daten austauschen muss und ob man Makros, bzw. die jeweils dazugehörige Programmiersprache benutzt. Ein nachträglicher Umstieg ist unter Umständen mit horrendem Aufwand verbunden, weil die Makros und die Programmiersprache nicht (automatisiert) umgewandelt werden können.

Ist man einfach nur Privatanwender, kommt meines Erachtens aus vielen Gründen eigentlich nur Open Office in Frage.

Das nützt auch nichts, weil die Datumserkennnung damit nicht abgeschaltet ist. Sowie irgendwelche Berechnungen oder "Suche und ersetze"-Vorgänge gestartet werden, führt Excel erstmal eine Datumserkennung durch, auch wenn die Zelle als "Text" formatiert wurde. Die Datumserkennung hat in Excel Vorrang vor der Zellformatierung.

Ich habe beispielsweise Dateien, in denen Zahlen in der Form 1.09 vorliegen, allerdings in einer nicht ganz sauberen Mischung aus Komma- und Tab-getrennt, d. h. zwischen den einzelnen Zahlen sind jeweils ein Tab und ein paar Leerzeichen. Beim Einfügen in Excel in als "Text" formatierte Zellen ist zunächst alles in Ordnung. Damit man die Daten weiterverarbeiten kann, muss man die Leerzeichen entfernen, weil Excel die Tabs als Trennzeichen verwendet hat und die Leerzeichen daher noch vorhanden sind. Wenn man jetzt mit "Ersetzen" die Leerzeichen entfernt, wird auch die Formatierung in Zellen entfernt, die Excel als Datum interpretiert, d. h. es es gilt wieder:

1.09 wird mit 39692 überschrieben
1.9 wird mit 39692 überschrieben

und es gibt keine Möglichkeit mehr, nachträglich irgendwie festzustellen ob die 39692 nun ursprünglich 1,09 oder 1,9 bedeuteten, immerhin ein Unterschied um 42 %. Handelt es sich um Dateien, die in früheren Jahren in Excel gespeichert wurden, beispielsweise 2007, dann wurde aus der 1.09 die Zahl 39326.

Man darf also auf gar keinen Fall anders vorgehen (nein, niemals, ohne Ausnahme, auch nicht nur mal eben kurz zum Probieren!!!), als die Daten über die Importfunktion zu übernehmen, weil man nur da die Möglichkeit hat, während des Imports, die Datumserkennung zu umgehen. Das wäre nicht so schlimm, wenn man dabei nicht die Daten in einem relativ kleinen Fenster analysieren müsste, in dem nur 5 Zeilen erkennbar sind. Ich habe Dateien mit mehr als 1 Million Zeilen und wehe, man übersieht in einer einzigen Zelle eine problematische Zahlendarstellung.

Hat man viele solcher Dateien, wird man den Import normalerweise mit einem Makro automatisieren. Würden die Daten zunächst unverändert übernommen, bekäme man eine Fehlermeldung bei einer Weiterverarbeitung und man hätte die kritischen Werte entdeckt, bzw. könnte man den Fehler im Makro abfangen. So werden aber falsche Zahlen ins Tabellenblatt eingetragen und man merkt es erst, wenn es zu spät ist und die Daten unrettbar verloren sind.

Zitat von Kerstin83

Aber es bleibt natürlich der Einwand von Chris, dass Excel ein Schrottprogramm ist. Ein nicht abschaltbares Autoformat ist echt nicht professionell.

wie Josef bin ich der Meinung, dass dies absolut übertrieben ist.
Ich arbeite sehr viel mit Excel und schlage mich auch mit einigen unglücklichen Einstellungen rum.

Wer mit Datenbanken arbeitet sollte OMO mit Datenbank-SW arbeiten und nicht mit einem Kalkulationstool das ein bisschen Datenbankverarbeitung kann.

Wer Excel als DB nutzt muss sich mit den Datentypen und deren Interpretation auseinandersetzen und eine SEHR hohe Disziplin halten.

BTW: Bei mir wird eine Textdatei (*.csv ) NICHT automatisch mit Excel geöffnet - die sehe ich vorher mit einem Texteditor an, damit ich die Datenstruktur bewerten und richtig interprtieren kann.

Nein, als Schrottprogramm bezeichne ich Excel auch nicht, dafür ist es ein zu gewaltiges Werkzeug, dass ich auch ausgiebig nutze.

Der Fehler mit dem Datumsformat ist wahrscheinlich historisch bedingt. Excel war in seiner Ursprungsversion nicht dafür gedacht, im Bereich der Technik eingesetzt zu werden. Dafür nutzte man andere tools, meist auf Unix basierende, von Studenten gebastelte und weiterentwickelte Programme, die es teilweise auch heute noch gibt.

Die Anforderungen für die Datenverarbeitung im technischen Bereich sind schon ganz erheblich verschieden von den Anforderungen im kaufmännischen Bereich. Wo der Kaufmann ein schön buntes Tortendiagramm für seine Powerpoint-Präsentation wünscht, versucht der Techniker krampfhaft ein der wissenschaftlichen Darstellungsform entsprechendes Diagramm mit mm-genau skalierten Achsen ausdrucken zu können - und bekommt dabei graue Haare.
Zur Ehrenrettung der Excel-Entwickler muss man allerdings auch sagen, dass sie von Version zu Version immer mehr und bessere Programmteile für den technischen Bereich integriert haben.

Der Tipp, bei umfangreichen Datenbeständen eine Datenbank zu verwenden, ist allerdings nicht unbedingt zielführend. Eine Datenbank anzulegen lohnt sich nur, wenn man häufig gleichartige Datenbestände verarbeiten muss, also beispielsweise eine bestimmte Messung immer wieder durchführen muss. Dann ist es sinnvoll, eine Datenbank mit der entsprechend komfortablen Bedienung, anzulegen. Wenn man aber ständig andere Messungen mit anderen Auswertungen durchführt, ist eine Tabellenkalkulation unschlagbar. Das hat man auch bei Microsoft mittlerweile bemerkt und bei Excel 2007 die Grenze mit den 65635 Zeilen aufgehoben. Dass Excel 2007 aufgrund der Bedienung für diejenigen, die sehr oft damit arbeiten, eine völlig unbrauchbare Katastrophe geworden ist, steht wieder auf einem anderen Blatt.

Eine csv-Datei zunächst mit einem einfachen Editor zu öffnen und zu analysieren, mache ich im Allgemeinen auch, allerdings stößt man da schnell an Grenzen, wenn man beispielsweise Datensätze aus dem Bereich der Motormesstechnik verarbeitet. Die Datenmengen, die man da teilweise innerhalb weniger Sekunden erzeugt, sind so gigantisch (im Bereich einiger MB bis GB als reine ASCII-Datei), dass man schnell die Lust verliert, sich da mit einem Editor durchzuscrollen.